Preguntas frecuentes

No, y es la primera pregunta que hay que hacerle a cualquier asistente. El problema de fondo es que un tratamiento no dura siempre lo mismo: una endodoncia no ocupa igual en un molar que en un incisivo, y una primera visita con radiografías no es una revisión de control. En ClaudIA cada tratamiento puede tener sus duraciones, y el asistente pregunta cuál antes de reservar en vez de acertar por casualidad. Cada doctor tiene su propia agenda y sus propios tratamientos. La primera visita lleva su margen. Y hay un vigilante que revisa las citas cada día y avisa si alguna sale más corta de lo que ese tratamiento necesita: que el sistema acierte no basta, tiene que notarse el día que falle. Lo único que tiene que hacer usted es dejar escritos los tiempos reales de sus tratamientos y qué doctor hace cada uno — media hora una sola vez.

No, y casi nadie pregunta esto antes de contratar. En cuanto alguien de la clínica contesta en un chat —desde el panel o desde el propio WhatsApp—, ClaudIA se pausa en esa conversación y se calla: si siguiera escribiendo a la vez, el paciente recibiría dos voces y ninguna le inspiraría confianza. Y no vuelve sola: esa conversación es del equipo hasta que se pulse «Reactivar IA». Mientras tanto queda marcada en el panel para que nadie se la salte, y el resto de conversaciones siguen atendidas con normalidad.

Sí. Conteste al mismo chat donde ClaudIA le avisa y dígale lo que quiere con sus palabras: «pásame al paciente de las doce a las cinco», «bloquéame el jueves por la tarde, tengo un congreso», «escríbele a Gabriel que puede pasar mañana a las nueve». Sabe hacer cinco cosas: mover una cita, dar una nueva, cancelarla, bloquear un rato de agenda y escribirle a un paciente. Cuando mueve o cancela, avisa ella misma al paciente del cambio.

Lo ve antes de que ocurra nada, porque nunca ejecuta a la primera: le devuelve exactamente lo que va a hacer —nombre completo del paciente, día y hora de antes y de después— y espera su confirmación. Si algo no es lo que quería, dice que no y se descarta. Esa confirmación caduca a los diez minutos, así que un «sí» de la mañana siguiente no mueve la cita de nadie. Respeta además las mismas reglas que su agenda (no pisa citas ni horarios), no escribe a ningún paciente de madrugada —avisa de que lo mandará a partir de las ocho—, cada teléfono del equipo puede tener permisos distintos (recepción mueve y agenda, pero no cancela ni escribe a pacientes) y todo queda en el registro de la clínica.

Depende de por dónde le conecten, y es una pregunta que casi nadie hace. Hay dos vías. Por la API oficial de WhatsApp Business de Meta: una caída o un cambio de políticas de Meta le afecta, y además tiene la ventana de 24 horas — fuera de ella no se puede escribir a un paciente salvo con plantillas aprobadas, que es lo que arruina la mitad de los recordatorios. La otra vía, que es la normal en ClaudIA, es la sesión del propio WhatsApp de la clínica, vinculada con un código QR: no depende de la API de Meta ni tiene ventana de 24 horas, así que los recordatorios salen a pacientes que llevan meses sin escribir. Pregúntelo siempre antes de contratar a cualquiera, porque cambia mucho más que un detalle técnico.

Si es un gabinete pequeño, con pocas visitas al día, con recepción presente toda la jornada y sin llamadas fuera de horario — no lo contrate. Un enlace de reservas gratuito le resuelve lo mismo y se ahorra la cuota; preferimos decírselo aquí que cobrarle tres meses para que llegue usted a la misma conclusión. La cuenta cambia cuando aparece alguna de estas tres: se pierden llamadas mientras el equipo está en gabinete, hay presupuestos aceptados que llevan semanas sin agendarse, o los pacientes de revisión llevan un año sin que nadie los llame. Ahí un solo tratamiento recuperado al mes ya paga la cuota varias veces.

No, y no queremos que lo haga. ClaudIA atiende cuando la clínica no está o no puede: de noche, en festivos, cuando el mostrador tiene a alguien delante o el teléfono no para. Su recepcionista ve todas las conversaciones en el panel, puede tomar el control de cualquier chat en un clic y llega cada mañana con las citas ya agendadas y confirmadas. Es una ayudante para su equipo, no un reemplazo.

No. ClaudIA no sustituye su software de gestión: convive con él. Su programa sigue llevando la historia clínica, los odontogramas y la facturación; ClaudIA lleva lo que su programa no hace — el WhatsApp, las confirmaciones, el recall y la relación con el paciente. Para empezar, importa sus pacientes desde un CSV en 10 minutos —o directamente desde la agenda de su teléfono si nunca ha tenido programa—, y la agenda de ClaudIA se sincroniza con Google Calendar para que todo el mundo vea las citas donde siempre.

Sí, y con la página de su clínica: su logo, su color y sus datos, no los nuestros. El paciente elige tratamiento, doctor y hora, y la cita entra directa en su agenda — sin apps, sin registros y sin comisión por reserva. Se pone en marcha en «Asistente y ajustes → Reservas por internet» y conviene repasar cuatro cosas antes de dar el enlace: sus tratamientos con precio y DURACIÓN (la duración es lo que decide si la cita cabe), los horarios de cada doctor, su logo y su color, y los dos ajustes de la página —con cuánta antelación mínima se puede reservar y cuántos días por delante—. Ahí mismo tiene los enlaces listos para Instagram, Facebook, su ficha de Google y su web, un cartel A5 con su QR para la puerta y un código para pegar en su web, que le pone un botón fijo de «Pedir cita». Dos cosas que conviene saber: las horas que usted guarde para urgencias NO se ofrecen en la página —siguen siendo suyos para el dolor— y la página no valora síntomas: quien llega con dolor debe llamar o escribir, que es donde su equipo lo ve al momento.

Sí, sin teclear ni uno. En «Pacientes» pulsa «Traer del teléfono» y el panel le da las instrucciones exactas para su teléfono. En Android: Contactos → los tres puntos ⋮ → «Importar/Exportar» → «Exportar a archivo .vcf» (se guarda en Descargas). En iPhone hay que pasar por iCloud, porque la app Contactos no deja exportarlos todos: entra en icloud.com/contacts desde Safari, barra lateral → «Todos los contactos» → opciones → «Seleccionar todos» → «Exportar vCard». Sube ese fichero y verá su agenda con TODO desmarcado: marca solo a sus pacientes, con un buscador para ir rápido. El proveedor de material y el banco se quedan fuera.

No, y no depende de que lo hagas bien: lo impide el sistema. A cualquier ficha que venga de la agenda del teléfono, ClaudIA no le manda ninguna comunicación comercial —ni campañas, ni recall de revisión, ni avisos de fidelización— hasta que esa persona escriba a la clínica o se le cree una cita. Es lo que exige el artículo 21 de la LSSI, y se cumple solo, sin nada que configurar y sin que se pueda desactivar por error. Lo operativo sí sale: si le das cita, el recordatorio de esa cita le llega, porque eso no es publicidad.

No. ClaudIA se conecta a su WhatsApp de siempre escaneando un código QR, en dos minutos. El número sigue siendo el suyo, su equipo puede seguir usándolo con normalidad y desconectar a ClaudIA cuando quiera.

Sí, en España. Las llamadas que su equipo no pueda atender las contesta ClaudIA con una voz natural en español y trato de usted: informa de los tratamientos, comprueba la disponibilidad real y crea la cita durante la propia llamada, en el mismo calendario que el WhatsApp. No cambia de número: activa un desvío de llamadas —todas, o solo cuando comunica o está cerrado— y listo. Cada llamada queda en su panel con su resumen y su transcripción, y si quien llama describe un dolor, su equipo recibe el aviso al momento. En otros países la voz se ofrecerá cuando haya número local; todo lo demás funciona igual desde el primer día.

Nunca. Es una línea roja de diseño: no valora síntomas, no interpreta fotos ni radiografías y no opina sobre medicación o gravedad. Ante una posible urgencia ofrece la primera cita disponible y avisa a su equipo al momento — la decisión clínica siempre es de sus doctores.

ClaudIA le responde con empatía y sin valorar la gravedad, le ofrece la primera cita disponible del día y deja el aviso preparado para su equipo con el nombre, el teléfono y el motivo tal cual lo describió el paciente. Si el propio paciente lo considera una emergencia, le indica que acuda a un servicio de urgencias. Y si su clínica tiene reservadas horas para urgencias (se configuran en un minuto, en Asistente y ajustes), puede darle una al momento aunque el resto de la agenda esté llena: son ratos que ClaudIA guarda para esto y que, si nadie los necesita, se liberan solos unas horas antes — no pierde el sillón.

Agradece el envío, indica que el doctor la valorará en la consulta y ofrece una cita. Nunca comenta ni valora lo que se ve en la foto: una imagen de la boca es un dato de salud y su lectura corresponde a un profesional, en persona.

El mismo día. Se conecta su WhatsApp con un código QR, configura sus tratamientos, doctores y horarios con el asistente guiado del panel, y ClaudIA empieza a atender. Sin instalar nada y sin cambiar su forma de trabajar.

Antes de cada cita envía un recordatorio que invita a confirmar, cambiar o cancelar respondiendo al propio mensaje. Lo que el paciente decida queda gestionado en el momento: la confirmación se marca en su agenda, el cambio se reagenda y, si cancela, esa cita se ofrece automáticamente a la lista de espera.

Sola, de principio a fin. Si un paciente pide hora y no la hay, ClaudIA le ofrece apuntarse — y su equipo puede apuntar a cualquiera desde el panel. Cuando se libera una hora (una cancelación, o una cita que se mueve a otro día), ClaudIA comprueba que ese rato sigue libre en la agenda de ese doctor y avisa a UN solo paciente: el que mejor encaja por tratamiento, día y hora pedida — y las urgencias van primero, por delante de la antigüedad. Si responde, le reserva esa hora en la misma conversación y su espera se cierra sola. Si en unas horas no responde, esa hora pasa al siguiente de la cola, y quien no respondió vuelve a su sitio sin perder antigüedad — y sin que se le repita la misma hora. En su panel se ve cada paso: quién espera, a quién se le ofreció qué hora y hace cuánto.

La invitación a volver. ClaudIA detecta a los pacientes cuya última visita fue hace meses y que no tienen cita futura, les escribe una invitación amable a su revisión y agenda en la misma conversación. Envía una sola invitación y, si no hay respuesta, un único recordatorio suave a las dos semanas — sin insistencias. En su panel ve recalls enviados y citas conseguidas.

El presupuesto lo registra usted tras la valoración, y ClaudIA hace el seguimiento del que se queda en el aire: un aviso a los quince días y un recordatorio tres semanas después, sin nombrar nunca el tratamiento ni el importe. Cuando lo marca como aceptado, el seguimiento para y le queda una tarea en el panel para ponerle fecha: ClaudIA no le escribe nada en ese paso, lo da una persona de su equipo, porque muchos presupuestos se cierran en el mostrador o por teléfono —donde ya se agenda en el momento— y porque un tratamiento con varias fases no es una cita que deba colocar una máquina. En Presupuestos tiene siempre la lista de aceptados que todavía no tienen cita, para que ninguno se enfríe.

Sí, por las dos vías y sin pisarse con ClaudIA. Desde el panel, cualquier conversación se puede pausar y retomar con un botón. Y si alguien del equipo responde directamente desde el WhatsApp de la clínica, ClaudIA se aparta un rato de esa conversación ella sola (y vuelve pasado un tiempo, sin que nadie tenga que acordarse) — ese mensaje queda además guardado en el panel, para que el hilo se vea completo.

Se puede usar sede a sede: cada una con su WhatsApp, su agenda, su equipo y su panel. Lo que todavía no hay es una vista única que junte varias sedes en un mismo panel ni una agenda compartida entre ellas — está en el plan de producto, no disponible hoy. Si tienes una cadena, cuéntanoslo y lo vemos caso por caso.

En español neutro y de usted por defecto (ajustable a las costumbres de su clínica). Si un paciente escribe en otro idioma, ClaudIA le responde en ese idioma.

Siempre. ClaudIA se presenta como asistente digital de la clínica en el primer mensaje y lo dice si se lo preguntan, como pide el Reglamento europeo de IA. Y en cuanto alguien de su equipo entra en la conversación, ClaudIA se aparta.

En servidores en Europa (Fráncfort), y solo datos de agenda: nombre, contacto, citas y preferencias de trato. ClaudIA no gestiona historia clínica ni pide antecedentes médicos por chat.

Preparamos una propuesta a medida según el tamaño de su clínica y el número de sedes. Pida una demo y se la llevamos preparada, sin compromiso.

Sí. Se conecta desde el panel con un clic: cada cita que ClaudIA agenda aparece también en su Google Calendar, y lo que su equipo apunte allí a mano ClaudIA lo respeta como tiempo ocupado, así que no ofrece horas que choquen con lo que ya hay.

Sí. Cada cita se cobra desde su ficha, con uno o varios métodos y en la moneda que use el paciente —dólares y bolívares en el mismo comprobante, cada pago con su tasa—; el comprobante se imprime, se manda por WhatsApp o por correo con la identidad de la clínica, y al cerrar el día el arqueo señala el descuadre moneda a moneda. Los comprobantes son internos, sin validez fiscal: no sustituyen a la factura de su asesoría. Hoy la caja está disponible fuera de España; en España llegará con Verifactu.

No. Si un teléfono tiene varias personas asociadas, ClaudIA pregunta para quién es la cita ofreciendo los nombres conocidos; si es alguien nuevo de la misma familia, crea su ficha pidiendo solo el nombre. Cada paciente tiene su ficha y su historial —las revisiones de la hija no se mezclan con las del padre— y los recordatorios nombran al paciente concreto: «la cita de Lucía, mañana a las 10:00».

Sí. Se indica cada cuánto se repite la visita y cuántas sesiones tiene el tratamiento, y ClaudIA busca hora para cada una respetando ese intervalo y la agenda del doctor asignado. Si una fecha no tiene hora libre, lo avisa y propone la más cercana en lugar de saltársela. La serie completa queda en la agenda y cada sesión se mueve o se cancela por separado.

Sí, desde Marketing: un traslado, un cambio de horario, un doctor nuevo. Escriba el mensaje una vez —con el nombre de cada paciente puesto solo—, elija a quién va (toda la cartera o quienes se hicieron un tratamiento concreto) y ClaudIA lo envía espaciado, de 10:00 a 21:00 y solo a quien acepta recibir comunicaciones. Como todo lo que sale de la clínica por este canal, el mensaje no nombra tratamientos de nadie.

Sí. En Accesos cada persona tiene su propia cuenta con su perfil: Empleado (el día a día: conversaciones, citas, pacientes y bonos) o Invitado (solo mirar, sin cambiar nada ni exportar: para su asesoría o un socio). Ninguno ve la configuración, el plan ni el marketing. Se les quita el acceso o se les cambia la contraseña al instante, sin darles nunca la de usted.

Cuando quiera y sin pedírnoslo. Desde su panel descarga la cartera de pacientes y la agenda entera —todas las citas, pasadas y futuras— en un archivo que se abre en cualquier hoja de cálculo. No hay permanencia, no hay que avisar con meses de anticipación y no hace falta estar al corriente de pago para descargarlo.

Sí: ClaudIA Dental atiende clínicas en España y en Latinoamérica, y cada web de país publica sus precios en su moneda. Lo que hoy es solo de España es el teléfono con voz, porque depende de un número español; el WhatsApp, el Instagram, la agenda, los recordatorios, el recall, los presupuestos y la caja funcionan igual desde el primer día.

Tres cosas que ya tiene: el número de WhatsApp de la clínica (el de siempre), sus tratamientos con su duración, y los horarios de cada doctor. Nada que instalar. En la demo lo dejamos configurado con usted, y sus pacientes se importan desde el programa actual en diez minutos.

Sí. Pida una demo y verá a ClaudIA atendiendo con sus tratamientos y sus horarios, sin compromiso. En la portada hay además una clínica de demostración a la que puede escribir por WhatsApp como si fuera paciente: es la misma ClaudIA con una agenda de prueba. Y el primer mes es gratis.

A personas. El soporte está incluido en la cuota y se abre desde su propio panel, con el historial de cada consulta; si algo falla queda registrado y se puede revisar qué pasó y cuándo. Además hay un asistente de configuración guiado y un centro de ayuda con guías cortas de lo que más se consulta.

En lo que es recepción, agenda por doctor, ficha de paciente, presupuestos, recall e informes, sí: va todo dentro. En lo clínico —odontograma, radiología, historia clínica— no, porque eso es otra categoría de software; ClaudIA convive con él. Puede importar sus pacientes desde el programa que use ahora.

Los hace. El presupuesto se arma por fases —qué se hace primero, qué después y qué puede esperar—, sale en un PDF con la identidad de la clínica y queda con su estado a la vista del equipo. Cuando se acepta, las citas de cada fase se agendan desde el propio presupuesto. Y si se queda parado, entonces además hace el seguimiento, sin nombrar el tratamiento ni el importe en los mensajes.

Facturación del periodo con su comparativa, ocupación por doctor, ranking de tratamientos, pacientes nuevos y el origen de cada uno, y el resumen diario de cada mañana. Se filtran por los periodos que elija.