Vender productos de higiene en la clínica dental sin libreta: el ticket y las existencias

Casi todas las clínicas venden algo en recepción. El higienista termina la limpieza, recomienda un cepillo interproximal o un irrigador, y el paciente sale preguntando si se lo puede llevar. Es un servicio para él y un ingreso para la clínica.

Y casi todas lo llevan igual: una caja en un armario, una libreta al lado y la cuenta de cuántos quedan en la cabeza de alguien. Funciona hasta el día en que el paciente lo pide y se acabó la semana pasada sin que nadie lo apuntara.

Por qué la venta de recepción se descontrola

No es un problema de orden. Es que el tratamiento se cobra en la caja y el producto vive en otro sitio. Si apuntar la venta de un colutorio exige abrir otra hoja o escribir en un cuaderno, con la sala de espera llena no se apunta, o se mete dentro del tratamiento y a fin de mes nadie sabe cuánto se vendió de qué.

La solución es que vender un producto cueste lo mismo que cobrar una limpieza: una línea más en el mismo ticket.

El producto, en el mismo ticket que el tratamiento

En ClaudIA los productos van dentro de la caja. Cada uno tiene su ficha: nombre, marca, familia, precio de venta, precio de compra, IVA y código de barras. En recepción se busca por el nombre o se pasa el lector de códigos de barras, y el producto entra en el ticket junto al tratamiento, con su precio y su IVA.

Al cobrar, sus existencias bajan solas. Si se devuelve el ticket entero, vuelven. Y si el sistema cree que quedan menos unidades de las que se venden, la caja lo avisa pero no frena la venta: el producto ya está en la mano del paciente, y lo que toca es revisar el armario. El producto queda marcado para eso.

Las existencias, con su porqué

Las existencias no se escriben a mano: son la suma de cada movimiento, y cada movimiento tiene su motivo.

Pedir antes de que se agote

A cada producto se le pone un mínimo. Cuando baja de ahí, la lista lo marca como «Bajo mínimos» y el resumen de arriba dice cuántos hay, así que el pedido se hace a tiempo y no cuando el paciente ya está esperando en el mostrador.

Y la pregunta «¿por qué quedan dos si el lunes había ocho?» siempre tiene respuesta: el historial del producto enseña cada movimiento con su fecha y su ticket.

Quién toca qué en la clínica

Recepción, o quien esté en el mostrador, puede apuntar las entradas y los recuentos: es quien recibe el pedido y quien abre el armario. El catálogo y los precios solo los cambia quien lleva la clínica, así que nadie cambia un precio sin querer y el recuento no depende del titular.

Los pedidos al proveedor se siguen haciendo como hasta ahora, con la lista de lo que está bajo mínimos delante. Y el asistente de WhatsApp y de voz se centra en las citas: los productos se venden en la caja. El detalle está en la ficha de productos y existencias, y el cobro completo, en el artículo sobre el TPV de la clínica dental.

Preguntas frecuentes