TPV para clínicas dentales: qué pedirle y por qué conviene que cobre desde la cita

Quien busca un TPV para su clínica suele encontrarse dos cosas: una caja registradora con pantalla, que cobra bien y no sabe nada de la agenda, y un programa de gestión clínica con un módulo de cobro añadido. Las dos resuelven el cobro. Lo que cambia es cuántas veces hay que escribir lo mismo.

Porque en una clínica el cobro nunca empieza de cero. Antes hubo una cita, con un paciente, un doctor, un tratamiento y, muchas veces, un presupuesto aceptado. Un TPV que no sabe nada de eso obliga a teclearlo otra vez, y ahí nacen los cobros que nadie apuntó y los descuadres del viernes.

Qué es un TPV hoy, y qué ya no hace falta comprar

TPV quiere decir terminal punto de venta: el sitio donde se cobra, se entrega el comprobante y se cuadra el día. Durante años fue un aparato con su contrato de mantenimiento. Hoy lo que importa es el programa, y el equipo puede ser una tableta y la impresora de tickets que ya tenga la recepción.

El TPV de ClaudIA funciona desde el navegador en cualquier tableta Android o iPad, en una pantalla táctil de escritorio y en los terminales Android con impresora integrada. Se instala en la pantalla de inicio como una aplicación e imprime con cualquier impresora que el dispositivo tenga instalada, en papel de 58 u 80 milímetros.

Lo que tiene que hacer el TPV de una clínica dental

Esta es la lista que conviene tener delante al comparar, sea con ClaudIA o con cualquier otro programa:

El tratamiento largo, cobrado por fases sin libreta

Esto es lo que más distingue a una clínica dental de cualquier otro mostrador. Un implante o una ortodoncia se presupuestan enteros y se cobran por partes durante meses, y la pregunta «¿cuánto lleva pagado este paciente?» suele acabar en una libreta o en la memoria de alguien.

En ClaudIA cada cobro puede colgarse de su presupuesto. El sistema suma lo pagado, las devoluciones restan solas y la respuesta está en la ficha del paciente, al lado del presupuesto y de sus fases. Es el mismo presupuesto que la clínica armó por fases y entregó en PDF, y cuyo seguimiento hace ClaudIA cuando se queda parado.

En la recepción: la caja en una tableta

Cobrar con el paciente delante no es lo mismo que cerrar la caja por la noche. Para ese momento está el modo mostrador: la misma caja a pantalla completa, con baldosas de los tratamientos, teclado numérico en pantalla y el cambio calculado en los cobros en efectivo. El comprobante sale solo por la vía que la clínica tenga por defecto.

Y es la misma caja, no otra: misma numeración, mismos informes y el mismo cierre. Lo que se cobra en la tableta aparece al momento en los comprobantes del día.

La tarjeta, con el terminal de su banco

El TPV no le obliga a cambiar de banco. La tarjeta se sigue pasando por el terminal que ya tiene la clínica; el TPV apunta ese cobro con su método y lo cuadra al cerrar. No hay una comisión nueva por cada cobro: el TPV va dentro de la cuota fija de ClaudIA.

Legal en España, y en su moneda fuera

En España cada comprobante sale como factura simplificada con el NIF de la clínica y la exención de IVA de la odontología escrita en el papel, conforme a Verifactu, o a TicketBAI si la clínica está en el País Vasco. Si el paciente pide factura completa, se hace con sus datos, y una devolución genera su rectificativa. La caja se activa clínica a clínica con el alta de su NIF, desde el panel.

En cualquier otro país funciona igual, con los métodos de pago de allí. Si la clínica cobra en dos monedas, cada una se cuenta por separado en el arqueo, nunca se suman entre ellas, y queda apuntada la tasa aplicada en cada pago.

Al cerrar, y a fin de mes

Al abrir el turno se apunta con cuánto empieza el cajón. Al cerrar se cuenta el efectivo, se escribe y el arqueo dice si cuadra, método a método. Un descuadre no impide cerrar: queda escrito con su nota, que es lo que permite ver si se repite. Si el titular lo quiere, el resumen del día le llega por WhatsApp al cerrar.

A fin de mes, el informe de la caja sale listo para su asesoría contable: una fila por pago, con su método, su moneda y la tasa si la hubo. Y los ingresos del periodo se ven en su pestaña de Informes, junto a la agenda, los pacientes y los presupuestos.

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