Cobrar un tratamiento dental por partes: cómo acordar los pagos sin perder la cuenta

Un implante, una ortodoncia o una rehabilitación completa casi nunca se pagan de una vez. Se presupuestan enteros y se cobran por partes, a lo largo de meses, y eso es lo normal: la mayoría de los pacientes que aceptan un tratamiento largo lo aceptan porque saben que no tienen que pagarlo todo el primer día.

El problema no es cobrar por partes. Es que lo acordado casi nunca queda escrito en ningún sitio. Se habló en la consulta, alguien lo apuntó en la ficha o en una libreta, y seis meses después nadie sabe con certeza si la tercera cuota se cobró, si la entrada fue del treinta o del cuarenta por ciento, o si el paciente pagó una parte con tarjeta en otra sede. Este artículo va de cómo evitar eso.

Las cuatro formas de pago que usan casi todas las clínicas

Por mucho que cada clínica tenga su política, las formas de repartir un tratamiento largo son casi siempre las mismas cuatro. Conviene tenerlas nombradas, porque un paciente decide mejor entre opciones claras que ante un «ya lo hablamos»:

Qué tiene que quedar escrito

Sea cual sea la forma elegida, hay tres cosas que tienen que quedar por escrito antes de empezar: cuántos pagos son, de cuánto es cada uno y cuándo se cobra. Un pago puede no tener fecha —«al terminar la fase de cirugía» es una fecha perfectamente válida hasta que esa fase se agende—, pero tiene que estar ahí, con su importe.

Y una regla que ahorra discusiones: los pagos tienen que sumar exactamente lo que paga el paciente, al céntimo. Si el total no se divide exacto entre las cuotas, la diferencia va a la última. Un plan que suma un céntimo de más o de menos es un plan que miente en el último recibo, y el paciente que lo nota deja de fiarse de los anteriores.

Si el paciente tiene seguro, lo que se reparte es su parte, no el total del tratamiento. Mezclar las dos cosas en el mismo plan es la forma más rápida de que alguien acabe cobrando dos veces lo mismo.

Quién decide las fechas: la clínica

Cuándo se paga cada parte es una decisión de gestión de cada clínica, no una regla del programa. Hay clínicas que piden la entrada el día de la primera cita y clínicas que la piden al aceptar; hay quien cobra la cuota el día uno de cada mes y quien la cobra en cada revisión. Lo que importa es que lo decidido quede puesto y a la vista del equipo, para que la persona del mostrador no tenga que preguntar.

Por la misma razón, el recordatorio de pago lo lleva la propia clínica, con su tono y su criterio. Lo que sí conviene es que el sistema le diga a la clínica qué pago se ha pasado de fecha, para que nadie tenga que descubrirlo repasando fichas.

Lo cobrado se suma solo

El segundo error clásico es marcar a mano qué cuota está pagada. Funciona hasta el día en que un paciente paga dos cuotas juntas, o paga media, o se le devuelve algo. La forma robusta es la contraria: cada cobro se apunta en la caja colgado de su presupuesto, y el sistema reparte lo cobrado entre los pagos por orden, como un pago a cuenta. Primero se llena la entrada, luego la primera cuota, y así. Una devolución resta sola.

Si una parte se cobró fuera de la caja —una transferencia, un cobro en otro programa—, se apunta en ese pago y cuenta igual. Así la pregunta «¿cuánto le falta a este paciente?» tiene una respuesta, y la da el sistema.

Cómo se hace en ClaudIA

En ClaudIA la forma de pago se acuerda en el mismo presupuesto por fases: se elige pago único, entrada y resto, un pago por fase o cuotas al mes, se ajustan importes y fechas y queda guardado. El reparto sale cuadrado al céntimo y se ve en el PDF del presupuesto y en el enlace privado que el paciente abre desde su teléfono, en un apartado «Forma de pago». Ahí se dice cuánto y cuándo; nunca se le pone al paciente un recordatorio de cobro por su cuenta.

Cada pago se cobra desde la caja con un botón que ya trae el importe y el concepto. Lo cobrado se reparte solo, el presupuesto enseña qué está cobrado, qué queda y qué se ha pasado de fecha, y en la lista de presupuestos aparece un aviso en los que tienen un pago vencido. Si prefiere verlo con un ejemplo, está en la «ficha del presupuesto por fases».

Y si además trabaja con financiación de una entidad externa, es otro camino y conviene explicarlo aparte: lo contamos en «financiación de tratamientos por WhatsApp».

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