Cómo pasar sus pacientes desde el programa actual sin perder nada

Cuando una clínica decide no cambiar de programa, casi nunca es por el programa. Es por el histórico: los años de fichas, las preferencias de trato, la nota que dice «viene siempre con su madre». La sensación de que cambiar es empezar de cero, y de que empezar de cero con dos mil pacientes es una semana tecleando.

No lo es, y conviene separar dos cosas que se mezclan. La historia clínica —odontogramas, radiografías, tratamientos realizados— vive en su programa clínico y se queda ahí: ClaudIA convive con él y no pretende sustituirlo en eso. Lo que se trae es la relación: quién es cada paciente, cómo se le contacta, qué prefiere y desde cuándo viene. Y eso es un archivo que sale de un sitio y entra en otro.

Paso 1: sacar los pacientes de donde están

Todos los programas de clínica —Gesden, OrisDent y el resto— tienen en su panel una opción para exportar la lista de pacientes a un archivo CSV, una hoja de cálculo sencilla. Suele estar en Pacientes o en Ajustes, con un nombre tipo «Exportar». Si no la encuentra, pídasela a su soporte: los datos son de la clínica, no del proveedor.

Lo que suele venir en ese archivo: nombre, teléfono, email, a veces fecha de nacimiento y notas. Lo que no suele venir: las citas futuras y, según el programa, el historial de visitas.

Si la clínica nunca tuvo programa y lleva a los pacientes en la agenda del teléfono, se traen igual: el panel de ClaudIA da las instrucciones exactas para exportar los contactos de Android o de iPhone, paso a paso.

Paso 2: subir el archivo y marcar quién es paciente

En el panel, en Pacientes, se sube el archivo. Aquí hay un detalle que separa una importación seria de una ingenua: todo entra desmarcado y usted marca a quienes son pacientes. Parece lento y es lo contrario: en la agenda también están el proveedor de material, el banco y el técnico del compresor, y si entran ensucian la lista y los informes.

Hay un buscador para ir rápido. Se marca, se confirma y la cartera queda cargada. Diez minutos.

Paso 3: los repetidos, y por qué importa la clave

Un paciente que ya había escrito por WhatsApp antes de importar tiene ya una ficha. Si la importación no lo detecta, acaba con dos «Ana López» y el historial partido en dos.

Lo normal es deduplicar por teléfono: es el dato que WhatsApp usa y el que casi todo el mundo tiene bien. Pero si el archivo viene con emails impecables y teléfonos a medias, deduplicar por email puede ser mejor para su caso. Un programa serio le deja elegir la clave y le enseña qué fichas se van a unir antes de tocar nada. Y si aun así se cuela un duplicado, se fusionan después desde la propia ficha.

En una clínica hay un caso más: las familias. Un mismo teléfono con varios pacientes —la madre, los hijos, el abuelo— no es un duplicado, son varias fichas vinculadas a un titular. ClaudIA las trata así, y al importar conviene revisar que no se hayan fundido en una.

Lo que no se trae, y qué hacer con ello

Las citas futuras se vuelven a dar de alta: es media hora con la agenda de la semana delante, y a partir de ahí las nuevas entran solas. El historial de visitas depende de la exportación de origen; las notas y las preferencias de trato sí se traen siempre. Los bonos o packs vivos se dan de alta a mano con las sesiones que queden. Y la historia clínica no se mueve: sigue en su programa clínico, donde debe estar.

Lo que la ley pide, y el programa hace solo

A quien se trae de otro programa no se le ha pedido permiso para mandarle comunicaciones comerciales. Por eso, a quien llega por importación, ClaudIA no le manda ninguna —ni campañas, ni recall, ni felicitaciones— hasta que esa persona escriba a la clínica o se le cree una cita. Los recordatorios de sus citas sí le llegan, porque eso es atender, no vender. Lo exige la ley y lo hace sola.

Y la prueba de que un programa respeta sus datos no es cómo los trae: es cómo los deja salir. Desde su panel se descarga la cartera y la agenda entera, sin permanencia y sin estar al corriente de pago, y cada exportación queda anotada. Cambiar de programa no es empezar de cero: es un archivo que sale y entra. Empezar de cero es seguir en uno que no le deja salir.

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