Perguntas frequentes

Não, e não queremos que o faça. A ClaudIA atende quando a clínica não está ou não pode: à noite, em feriados, quando o balcão tem alguém à frente ou o telefone não para. A sua rececionista vê todas as conversas no painel, pode assumir qualquer uma num clique e chega cada manhã com as consultas já marcadas e confirmadas. É uma ajudante para a sua equipa, não um substituto.

Não, e é a primeira coisa que deve perguntar a qualquer assistente. O problema de fundo é que um tratamento não dura sempre o mesmo: uma endodontia não ocupa igual num molar e num incisivo, e uma primeira consulta com radiografias não é uma revisão de controlo. Na ClaudIA cada tratamento pode ter as suas durações, e o assistente pergunta qual antes de marcar em vez de acertar por acaso. Cada médico tem a sua própria agenda e os seus tratamentos. A primeira consulta leva a sua margem. E há um vigilante que revê as marcações todos os dias e avisa se alguma sair mais curta do que esse tratamento precisa: acertar não chega, tem de notar-se no dia em que falhe. A única coisa que tem de fazer é deixar escritos os tempos reais dos seus tratamentos e que médico faz cada um — meia hora, uma só vez.

Não, e quase ninguém pergunta isto antes de contratar. Assim que alguém da clínica responde numa conversa — do painel ou do próprio WhatsApp —, a ClaudIA pausa-se nessa conversa e cala-se: se continuasse a escrever ao mesmo tempo, o paciente receberia duas vozes e nenhuma lhe inspiraria confiança. E não volta sozinha: essa conversa é da equipa até que se carregue em «Reativar». Entretanto fica marcada no painel para que ninguém a salte, e todas as outras conversas continuam a ser atendidas normalmente.

Sim. Responda no mesmo chat onde a ClaudIA o avisa e diga-lhe o que quer com as suas palavras: «passa o doente das doze para as cinco», «bloqueia-me quinta à tarde, tenho um congresso», «escreve ao Gabriel que pode vir amanhã às nove». Sabe fazer cinco coisas: mudar uma consulta, marcar uma nova, cancelá-la, bloquear um período de agenda e escrever a um doente. Quando muda ou cancela, avisa ela própria o doente da mudança.

Vê-o antes de acontecer seja o que for, porque nunca executa à primeira: devolve exatamente o que vai fazer — nome completo do doente, dia e hora de antes e de depois — e espera pela sua confirmação. Se não é o que queria, diz que não e é descartado. Essa confirmação caduca ao fim de dez minutos, por isso um sim na manhã seguinte não muda a consulta de ninguém. Respeita ainda as mesmas regras da sua agenda (não sobrepõe consultas nem horários), não escreve a nenhum doente de madrugada — avisa que o enviará a partir das oito — cada telefone da equipa pode ter permissões diferentes (a receção muda e marca, mas não cancela nem escreve a doentes) e fica tudo no registo da clínica.

Nunca. É uma linha vermelha de desenho: não avalia sintomas, não interpreta fotografias nem radiografias e não opina sobre medicação ou gravidade. Perante uma possível urgência oferece a primeira consulta disponível e avisa a sua equipa de imediato — a decisão clínica é sempre dos seus médicos.

A ClaudIA responde-lhe com empatia e sem avaliar a gravidade, oferece a primeira consulta disponível do dia e deixa o aviso preparado para a sua equipa com o nome, o telefone e o motivo tal como o paciente o descreveu. Se o próprio paciente considerar que é uma emergência, indica-lhe que recorra a um serviço de urgência. E se na clínica tiverem reservado janelas para urgências (configuram-se num minuto, em Assistente e ajustes), pode dar-lhe uma no momento mesmo com o resto da agenda cheia: são períodos que a ClaudIA guarda para isto e que, se ninguém precisar deles, se libertam sozinhos umas horas antes — não perde a cadeira.

Agradece o envio, indica que o médico a avaliará na consulta e oferece uma marcação. Nunca comenta nem avalia o que se vê na fotografia: uma imagem da boca é um dado de saúde e a sua leitura é de um profissional, em pessoa.

Não. A ClaudIA liga-se ao WhatsApp que já tem lendo um código QR, em dois minutos. O número continua a ser o seu, a sua equipa pode continuar a usá-lo normalmente e pode desligar a ClaudIA quando quiser.

Depende da via pela qual o ligarem, e quase ninguém pergunta. Há duas. Pela API oficial do WhatsApp Business da Meta: uma queda ou uma mudança de políticas da Meta afeta-o, e ainda tem a janela de 24 horas — fora dela não se pode escrever a um paciente exceto com modelos aprovados, que é o que estraga metade dos lembretes. A outra via, que é a normal na ClaudIA, é a sessão do próprio WhatsApp da clínica, ligada com um código QR: não depende da API da Meta nem tem janela de 24 horas, por isso os lembretes saem para pacientes que há meses não escrevem. Pergunte sempre antes de contratar seja quem for, porque muda muito mais do que um detalhe técnico.

Não. A ClaudIA não substitui o seu software de gestão: convive com ele. O seu programa continua com a história clínica, os odontogramas e a faturação; a ClaudIA trata do que o seu programa não faz — o WhatsApp, as confirmações, os avisos de revisão e a relação com o paciente. Para começar, importa os seus pacientes de um CSV em 10 minutos — ou diretamente dos contactos do telemóvel se nunca teve programa — e a agenda da ClaudIA sincroniza com o Google Calendar para que todos vejam as consultas onde sempre.

Naquilo que é receção, agenda por médico, ficha de paciente, orçamentos, recall e relatórios, sim: vai tudo lá dentro. No clínico — odontograma, radiologia, história clínica — não, porque isso é outra categoria de software; a ClaudIA convive com ele. Pode importar os seus pacientes do programa que usa hoje.

Fá-los. O orçamento é montado por fases — o que se faz primeiro, o que vem depois e o que pode esperar —, sai num PDF com a identidade da clínica e fica com o seu estado à vista de toda a equipa. Quando é aceite, as marcações de cada fase são agendadas a partir do próprio orçamento. E se ficar parado, então também faz o seguimento, sem nomear o tratamento nem o valor nas mensagens.

Faturação do período com a sua comparação, ocupação por médico, ranking de tratamentos, pacientes novos e a origem de cada um, e o resumo diário de cada manhã. Filtram-se pelos períodos que escolher.

Sim, e com a página da sua clínica: o seu logótipo, a sua cor e os seus dados, não os nossos. O paciente escolhe tratamento, médico e hora, e a marcação entra diretamente na sua agenda — sem aplicações, sem registos e sem comissão por marcação. Põe-se a funcionar em «Assistente e definições → Marcações pela internet», e convém rever quatro coisas antes de dar o link: os seus tratamentos com preço e DURAÇÃO (a duração é o que decide se a marcação cabe), os horários de cada médico, o seu logótipo e a sua cor, e as duas definições da página — com que antecedência mínima se pode marcar e quantos dias à frente. Nesse mesmo ecrã tem os links prontos para o Instagram, o Facebook, a sua ficha do Google e o seu site, um cartaz A5 com o seu código QR para a porta e um código para colar no seu site, que acrescenta um botão fixo de «Marcar consulta». Duas coisas a saber: os espaços que guardar para urgências NÃO são oferecidos na página — continuam a ser seus para a dor — e a página não avalia sintomas: quem tem dor deve telefonar ou escrever, que é onde a sua equipa o vê de imediato.

Sim, sem escrever nenhum. Em «Pacientes» clica em «Trazer do telemóvel» e o painel dá-lhe as instruções exatas para o seu aparelho. No Android: Contactos → os três pontos ⋮ → «Importar/Exportar» → «Exportar para ficheiro .vcf» (fica em Transferências). No iPhone é preciso passar pelo iCloud, porque a aplicação Contactos não deixa exportar todos: entra em icloud.com/contacts pelo Safari, barra lateral → «Todos os contactos» → opções → «Selecionar todos» → «Exportar vCard». Carrega esse ficheiro e vê a sua lista com TUDO desmarcado: marca só os seus pacientes, com um campo de busca para ir depressa. O fornecedor de material e o banco ficam de fora.

Não, e não depende de o fazer bem: é o sistema que o impede. A qualquer ficha que venha dos contactos do telemóvel, a ClaudIA não envia nenhuma comunicação comercial — nem campanhas, nem avisos de revisão, nem avisos de fidelização — até que essa pessoa escreva à clínica ou lhe seja criada uma consulta. Funciona sozinho, sem nada para configurar e sem que se possa desligar por erro. O operacional sai: se lhe marcar consulta, o lembrete dessa consulta chega, porque isso não é publicidade.

No mesmo dia. Liga-se o seu WhatsApp com um código QR, configura os seus tratamentos, médicos e horários com o assistente guiado do painel, e a ClaudIA começa a atender. Sem instalar nada e sem mudar a sua forma de trabalhar.

Hoje, apenas em Espanha. A voz funciona num número espanhol, por isso encaminhar a linha da clínica de outro país seria uma chamada internacional paga por si em cada toque — preferimos não a oferecer a vender-lhe isso. Será oferecida aqui quando houver número local; tudo o resto funciona desde o primeiro dia.

Antes de cada consulta envia um lembrete que convida a confirmar, mudar ou cancelar respondendo à própria mensagem. O que o paciente decidir fica tratado no momento: a confirmação é marcada na sua agenda, a mudança é reagendada e, se cancelar, essa consulta é oferecida automaticamente à lista de espera.

O convite para voltar. A ClaudIA deteta os pacientes cuja última visita foi há meses e que não têm consulta futura, escreve-lhes um convite simpático para a revisão e marca na mesma conversa. Envia um único convite e, se não houver resposta, um único lembrete suave duas semanas depois — sem insistências. No seu painel vê avisos enviados e consultas conseguidas.

Sozinha, do princípio ao fim. Se um paciente pede vaga e não há, a ClaudIA oferece-lhe entrar na lista — e a sua equipa pode inscrever qualquer pessoa a partir do painel. Quando se liberta uma vaga (um cancelamento, ou uma consulta movida para outro dia), a ClaudIA verifica que essa hora continua livre na agenda desse doutor e avisa UM só paciente: quem melhor encaixa por tratamento, dia e hora pedida — e as urgências vão primeiro, à frente da antiguidade. Se responder, reserva-lhe essa vaga na mesma conversa e a espera fecha-se sozinha. Se passarem umas horas sem resposta, a vaga passa ao seguinte da fila, e quem não respondeu volta ao seu lugar sem perder antiguidade — e sem que lhe repitam a mesma vaga. No seu painel vê-se cada passo: quem espera, a quem se ofereceu que vaga e há quanto tempo.

O orçamento registra-o o senhor depois da avaliação, e a ClaudIA acompanha os que ficam no ar: um aviso aos quinze dias e um lembrete três semanas depois, sem nunca nomear o tratamento nem o valor. Quando o marca como aceito, o acompanhamento para e fica-lhe uma tarefa no painel para lhe pôr data: a ClaudIA não escreve nada nesse passo, dá-o uma pessoa da sua equipa, porque muitos orçamentos fecham-se no balcão ou ao telefone — onde já se marca na hora — e porque um tratamento com várias fases não é uma consulta que deva colocar uma máquina. Em Orçamentos tem sempre a lista dos aceitos que ainda não têm consulta, para que nenhum arrefeça.

Sim, pelas duas vias e sem se pisar com a ClaudIA. No painel, qualquer conversa pode ser pausada e retomada com um botão. E se alguém da equipa responder diretamente pelo WhatsApp da clínica, a ClaudIA afasta-se um pouco dessa conversa sozinha (e volta passado um tempo, sem que ninguém tenha de se lembrar) — essa mensagem fica também guardada no painel, para que a conversa se leia completa.

Pode usar-se espaço a espaço: cada um com o seu WhatsApp, a sua agenda, a sua equipa e o seu painel. O que ainda não existe é uma vista única que junte vários espaços no mesmo painel nem uma agenda partilhada entre eles — está no plano de produto, não disponível hoje. Se tem uma cadeia, diga-nos e vemos caso a caso.

Responde a cada paciente no idioma em que ele escreve. O tratamento por defeito é formal e ajusta-se aos costumes da sua clínica.

Em servidores na Europa (Frankfurt), e apenas dados de agenda: nome, contacto, consultas e preferências de trato. A ClaudIA não gere história clínica nem pede antecedentes médicos por conversa.

Preparamos uma proposta à medida do tamanho da sua clínica e do número de espaços. Peça uma demonstração e levamo-la preparada, sem compromisso.

Se é um consultório pequeno, com poucas consultas por dia, com receção presente todo o dia e sem chamadas fora de horas — não contrate. Um link de marcações gratuito resolve-lhe o mesmo e poupa a mensalidade; preferimos dizer-lho aqui do que cobrar-lhe três meses para chegar você à mesma conclusão. As contas mudam quando aparece uma destas três: perdem-se chamadas com a equipa em gabinete, há orçamentos aceites que há semanas não são marcados, ou os pacientes de revisão há um ano que ninguém lhes liga. Aí um só tratamento recuperado por mês já paga a mensalidade várias vezes.