Perguntas frequentes

Não, e não queremos que o faça. A ClaudIA atende quando a clínica não está ou não pode: à noite, em feriados, quando o balcão tem alguém à frente ou o telefone não para. A sua rececionista vê todas as conversas no painel, pode assumir qualquer uma num clique e chega cada manhã com as consultas já marcadas e confirmadas. É uma ajudante para a sua equipa, não um substituto.

Não, e é a primeira coisa que deve perguntar a qualquer assistente. O problema de fundo é que um tratamento não dura sempre o mesmo: uma endodontia não ocupa igual num molar e num incisivo, e uma primeira consulta com radiografias não é uma revisão de controlo. Na ClaudIA cada tratamento pode ter as suas durações, e o assistente pergunta qual antes de marcar em vez de acertar por acaso. Cada médico tem a sua própria agenda e os seus tratamentos. A primeira consulta leva a sua margem. E há um vigilante que revê as marcações todos os dias e avisa se alguma sair mais curta do que esse tratamento precisa: acertar não chega, tem de notar-se no dia em que falhe. A única coisa que tem de fazer é deixar escritos os tempos reais dos seus tratamentos e que médico faz cada um — meia hora, uma só vez.

Sim: dita-lho numa mensagem de voz pelo WhatsApp, à saída do gabinete. «Põe à Carmen dois restauros a sessenta no trinta e seis e no trinta e sete, e uma destartarização» chega. A ClaudIA devolve-lhe o plano discriminado — cada tratamento, a quantidade, o preço, os dentes e o total — e não guarda nada até o senhor o ler e dizer que sim; se algo foi mal entendido, vê-o ali e corrige antes de existir. Os preços saem da lista de tratamentos da sua clínica, e se lhe ditar outro fica o seu; se um tratamento não tiver preço definido, diz-lho em vez de o deixar a zero. O plano fica como rascunho no seu painel e, quando o mostrar ao doente, a ClaudIA encarrega-se do seguimento: é a parte por onde escapa mais dinheiro numa clínica. Vai incluído no canal de ordens por WhatsApp, sem custo à parte.

Não, e quase ninguém pergunta isto antes de contratar. Assim que alguém da clínica responde numa conversa — do painel ou do próprio WhatsApp —, a ClaudIA pausa-se nessa conversa e cala-se: se continuasse a escrever ao mesmo tempo, o paciente receberia duas vozes e nenhuma lhe inspiraria confiança. E não volta sozinha: essa conversa é da equipa até que se carregue em «Reativar». Entretanto fica marcada no painel para que ninguém a salte, e todas as outras conversas continuam a ser atendidas normalmente.

Sim. Responda no mesmo chat onde a ClaudIA o avisa e diga-lhe o que quer com as suas palavras: «passa o doente das doze para as cinco», «bloqueia-me quinta à tarde, tenho um congresso», «escreve ao Gabriel que pode vir amanhã às nove». Sabe fazer oito coisas: mudar uma consulta, marcar uma nova, cancelá-la, bloquear um período de agenda, escrever a um doente, abrir ficha a quem liga pela primeira vez, apontar que alguém não veio e preparar um plano de tratamento que lhe dite. Quando muda ou cancela, avisa ela própria o doente da mudança.

Vê-o antes de acontecer seja o que for, porque nunca executa à primeira: devolve exatamente o que vai fazer — nome completo do doente, dia e hora de antes e de depois — e espera pela sua confirmação. Se não é o que queria, diz que não e é descartado. Essa confirmação caduca ao fim de dez minutos, por isso um sim na manhã seguinte não muda a consulta de ninguém. Respeita ainda as mesmas regras da sua agenda (não sobrepõe consultas nem horários), não escreve a nenhum doente de madrugada — avisa que o enviará a partir das oito — cada telefone da equipa pode ter permissões diferentes (a receção muda e marca, mas não cancela nem escreve a doentes) e fica tudo no registo da clínica.

Nunca. É uma linha vermelha de desenho: não avalia sintomas, não interpreta fotografias nem radiografias e não opina sobre medicação ou gravidade. Perante uma possível urgência oferece a primeira consulta disponível e avisa a sua equipa de imediato — a decisão clínica é sempre dos seus médicos.

A ClaudIA responde-lhe com empatia e sem avaliar a gravidade, oferece a primeira consulta disponível do dia e deixa o aviso preparado para a sua equipa com o nome, o telefone e o motivo tal como o paciente o descreveu. Se o próprio paciente considerar que é uma emergência, indica-lhe que recorra a um serviço de urgência. E se na clínica tiverem reservado janelas para urgências (configuram-se num minuto, em Assistente e ajustes), pode dar-lhe uma no momento mesmo com o resto da agenda cheia: são períodos que a ClaudIA guarda para isto e que, se ninguém precisar deles, se libertam sozinhos umas horas antes — não perde a cadeira.

Agradece o envio, indica que o médico a avaliará na consulta e oferece uma marcação. Nunca comenta nem avalia o que se vê na fotografia: uma imagem da boca é um dado de saúde e a sua leitura é de um profissional, em pessoa.

Não. A ClaudIA liga-se ao WhatsApp que já tem lendo um código QR, em dois minutos. O número continua a ser o seu, a sua equipa pode continuar a usá-lo normalmente e pode desligar a ClaudIA quando quiser.

Depende da via pela qual o ligarem, e quase ninguém pergunta. Há duas. Pela API oficial do WhatsApp Business da Meta: uma queda ou uma mudança de políticas da Meta afeta-o, e ainda tem a janela de 24 horas — fora dela não se pode escrever a um paciente exceto com modelos aprovados, que é o que estraga metade dos lembretes. A outra via, que é a normal na ClaudIA, é a sessão do próprio WhatsApp da clínica, ligada com um código QR: não depende da API da Meta nem tem janela de 24 horas, por isso os lembretes saem para pacientes que há meses não escrevem. Pergunte sempre antes de contratar seja quem for, porque muda muito mais do que um detalhe técnico.

Não. A ClaudIA não substitui o seu software de gestão: convive com ele. O seu programa continua com a história clínica, os odontogramas e a faturação; a ClaudIA trata do que o seu programa não faz — o WhatsApp, as confirmações, os avisos de revisão e a relação com o paciente. Para começar, importa os seus pacientes de um CSV em 10 minutos — ou diretamente dos contactos do telemóvel se nunca teve programa — e a agenda da ClaudIA sincroniza com o Google Calendar para que todos vejam as consultas onde sempre.

Naquilo que é receção, agenda por médico, ficha de paciente, orçamentos, recall e relatórios, sim: vai tudo lá dentro. No clínico — odontograma, radiologia, história clínica — não, porque isso é outra categoria de software; a ClaudIA convive com ele. Pode importar os seus pacientes do programa que usa hoje.

Fá-los. O orçamento é montado por fases — o que se faz primeiro, o que vem depois e o que pode esperar —, sai num PDF com a identidade da clínica ou por um link privado que o paciente abre no telemóvel, e fica com o seu estado à vista de toda a equipa. No próprio orçamento acorda-se como se paga — a pronto ou em prestações, nas datas que a clínica decidir — e cada pagamento cobra-se na caixa. Quando é aceite, as marcações de cada fase são agendadas a partir do próprio orçamento. E se ficar parado, também faz o seguimento, sem nomear o tratamento nem o valor nas mensagens.

Quatro separadores com o mesmo período e a sua comparação: Agenda (tratamentos, médicos e que dias e horas enchem), Orçamentos (aceitação, valor por estado e o que já se cobrou do que foi aceite), Pacientes (novos, de onde chega cada um e quem repete) e Receitas (por tratamento, por médico e por forma de pagamento). Tudo se descarrega em Excel ou em PDF, e todas as manhãs chega-lhe o resumo do dia.

Sim, e com a página da sua clínica: o seu logótipo, a sua cor e os seus dados, não os nossos. O paciente escolhe tratamento, médico e hora, e a marcação entra diretamente na sua agenda — sem aplicações, sem registos e sem comissão por marcação. Põe-se a funcionar em «Assistente e definições → Marcações pela internet», e convém rever quatro coisas antes de dar o link: os seus tratamentos com preço e DURAÇÃO (a duração é o que decide se a marcação cabe), os horários de cada médico, o seu logótipo e a sua cor, e as duas definições da página — com que antecedência mínima se pode marcar e quantos dias à frente. Nesse mesmo ecrã tem os links prontos para o Instagram, o Facebook, a sua ficha do Google e o seu site, um cartaz A5 com o seu código QR para a porta e um código para colar no seu site, que acrescenta um botão fixo de «Marcar consulta». Duas coisas a saber: os espaços que guardar para urgências NÃO são oferecidos na página — continuam a ser seus para a dor — e a página não avalia sintomas: quem tem dor deve telefonar ou escrever, que é onde a sua equipa o vê de imediato.

Sim, sem escrever nenhum. Em «Pacientes» clica em «Trazer do telemóvel» e o painel dá-lhe as instruções exatas para o seu aparelho. No Android: Contactos → os três pontos ⋮ → «Importar/Exportar» → «Exportar para ficheiro .vcf» (fica em Transferências). No iPhone é preciso passar pelo iCloud, porque a aplicação Contactos não deixa exportar todos: entra em icloud.com/contacts pelo Safari, barra lateral → «Todos os contactos» → opções → «Selecionar todos» → «Exportar vCard». Carrega esse ficheiro e vê a sua lista com TUDO desmarcado: marca só os seus pacientes, com um campo de busca para ir depressa. O fornecedor de material e o banco ficam de fora.

Não, e não depende de o fazer bem: é o sistema que o impede. A qualquer ficha que venha dos contactos do telemóvel, a ClaudIA não envia nenhuma comunicação comercial — nem campanhas, nem avisos de revisão, nem avisos de fidelização — até que essa pessoa escreva à clínica ou lhe seja criada uma consulta. Funciona sozinho, sem nada para configurar e sem que se possa desligar por erro. O operacional sai: se lhe marcar consulta, o lembrete dessa consulta chega, porque isso não é publicidade.

No mesmo dia. Liga-se o seu WhatsApp com um código QR, configura os seus tratamentos, médicos e horários com o assistente guiado do painel, e a ClaudIA começa a atender. Sem instalar nada e sem mudar a sua forma de trabalhar.

A voz funciona hoje num número espanhol, por isso está ativa para clínicas em Espanha, onde o encaminhamento é uma chamada nacional; aqui chega assim que houver número local. Tudo o resto funciona desde o primeiro dia.

Antes de cada consulta envia um lembrete que convida a confirmar, mudar ou cancelar respondendo à própria mensagem. O que o paciente decidir fica tratado no momento: a confirmação é marcada na sua agenda, a mudança é reagendada e, se cancelar, essa consulta é oferecida automaticamente à lista de espera.

O convite para voltar. A ClaudIA deteta os pacientes cuja última visita foi há meses e que não têm consulta futura, escreve-lhes um convite simpático para a revisão e marca na mesma conversa. Envia um único convite e, se não houver resposta, um único lembrete suave duas semanas depois — sem insistências. No seu painel vê avisos enviados e consultas conseguidas.

Sozinha, do princípio ao fim. Se um paciente pede vaga e não há, a ClaudIA oferece-lhe entrar na lista — e a sua equipa pode inscrever qualquer pessoa a partir do painel. Quando se liberta uma vaga (um cancelamento, ou uma consulta movida para outro dia), a ClaudIA verifica que essa hora continua livre na agenda desse doutor e avisa UM só paciente: quem melhor encaixa por tratamento, dia e hora pedida — e as urgências vão primeiro, à frente da antiguidade. Se responder, reserva-lhe essa vaga na mesma conversa e a espera fecha-se sozinha. Se passarem umas horas sem resposta, a vaga passa ao seguinte da fila, e quem não respondeu volta ao seu lugar sem perder antiguidade — e sem que lhe repitam a mesma vaga. No seu painel vê-se cada passo: quem espera, a quem se ofereceu que vaga e há quanto tempo.

Persegue-o por si, que é por onde mais dinheiro escapa numa clínica. Escreve ao paciente por WhatsApp ao fim dos dias que indicar — quinze por omissão, contados desde que lho apresentou — e, se continuar sem dizer nada, envia um lembrete passadas umas semanas. É o senhor que manda nos dois prazos e em quantos avisos quer: dois, um, ou nenhum se preferir tratar disso à mão. Na mensagem nunca aparece o tratamento nem o valor: vai a ligação privada ao seu orçamento, que caduca e pede os quatro últimos dígitos do telefone, por isso reencaminhá-la a outra pessoa não serve de nada. E pára assim que há sinais de vida: se o paciente já tem consulta não se insiste, se responde seja o que for — «estou a pensar» também conta — a máquina afasta-se e o fio passa a ser seu, e se o preço já expirou não se insiste, porque pedir a alguém que aceite condições que já não existem é pior do que não escrever. No painel vê num relance em que ponto está cada um: quem respondeu, quem abriu a ligação e quantas vezes — voltar a olhar é o sinal mais forte de que está a decidir — e quais estão há semanas em silêncio. E um valor, em euros e à parte, do que o seguimento recuperou: o que a sua equipa fecha ao balcão conta-se em separado, para se ver o que cada um traz. O tom escolhe-o o senhor entre três redações — próxima, sóbria ou breve —, com o texto inteiro à frente antes de decidir: a mensagem é assinada pela sua clínica, não por nós.

O orçamento registra-o o senhor depois da avaliação, e a ClaudIA acompanha os que ficam no ar: um aviso aos quinze dias e um lembrete três semanas depois, sem nunca nomear o tratamento nem o valor. Quando o marca como aceito, o acompanhamento para e fica-lhe uma tarefa no painel para lhe pôr data: a ClaudIA não escreve nada nesse passo, dá-o uma pessoa da sua equipa, porque muitos orçamentos fecham-se no balcão ou ao telefone — onde já se marca na hora — e porque um tratamento com várias fases não é uma consulta que deva colocar uma máquina. Em Orçamentos tem sempre a lista dos aceitos que ainda não têm consulta, para que nenhum arrefeça.

Sim, pelas duas vias e sem se pisar com a ClaudIA. No painel, qualquer conversa pode ser pausada e retomada com um botão. E se alguém da equipa responder diretamente pelo WhatsApp da clínica, a ClaudIA afasta-se um pouco dessa conversa sozinha (e volta passado um tempo, sem que ninguém tenha de se lembrar) — essa mensagem fica também guardada no painel, para que a conversa se leia completa.

Sim, espaço a espaço: cada um com o seu WhatsApp, a sua agenda, a sua equipa e o seu painel, com o mesmo assistente e o mesmo padrão de atendimento em todos. A vista única que junte todos os espaços num só painel ainda não existe: faz parte do plano de produto. Se tem uma cadeia, diga-nos e montamo-lo consigo.

Responde a cada paciente no idioma em que ele escreve. O tratamento por defeito é formal e ajusta-se aos costumes da sua clínica.

Sempre. A ClaudIA apresenta-se como assistente digital da clínica na primeira mensagem e di-lo se lhe perguntarem, como exige o Regulamento europeu de IA. E assim que alguém da sua equipa entra na conversa, a ClaudIA afasta-se.

Sim. Liga-se no painel com um clique: cada marcação que a ClaudIA faz aparece também no seu Google Calendar, e o que a sua equipa escreve lá à mão a ClaudIA respeita como tempo ocupado, por isso nunca oferece horas que choquem com o que já existe.

Não. Se um telefone tem várias pessoas associadas, a ClaudIA pergunta para quem é a consulta oferecendo os nomes conhecidos; se for alguém novo da mesma família, cria a ficha pedindo só o nome. Cada paciente tem a sua ficha e o seu historial —as revisões da filha não se misturam com as do pai— e os lembretes nomeiam o paciente concreto: «a consulta da Lucía, amanhã às 10:00».

Sim. Indica-se de quanto em quanto tempo se repete a consulta e quantas sessões tem o tratamento, e a ClaudIA procura hora para cada uma respeitando esse intervalo e a agenda do médico atribuído. Se uma data não tiver hora livre, avisa e propõe a mais próxima em vez de a saltar. A série completa fica na agenda e cada sessão move-se ou cancela-se em separado.

Sim, a partir de Marketing: uma mudança de instalações, um novo horário, um médico novo. Escreva a mensagem uma vez —com o nome de cada paciente preenchido sozinho—, escolha a quem vai (toda a carteira ou quem fez um tratamento concreto) e a ClaudIA envia-a de forma escalonada, das 10:00 às 21:00 e só a quem aceita receber comunicações. Como tudo o que sai da clínica por este canal, a mensagem não nomeia o tratamento de ninguém.

As duas coisas. Escolhe a quem chega cruzando condições: quem há X dias não aparece, quem fez um tratamento concreto, quem NUNCA o fez, quem tem um orçamento apresentado e sem resposta há dias, quem o aceitou e não começou, quem faz anos este mês, quem tem uma etiqueta sua. Antes de sair o que quer que seja, carregue em «Ver a quantos chegaria»: dá-lhe o número e quem fica de fora e porquê, por isso um filtro mal posto vê-se antes da primeira mensagem. Quando acertar numa combinação que funciona, guarda-a com nome e reutiliza-a. E, se quiser, a campanha dispara sozinha todos os dias a quem for entrando nesse grupo: a primeira passagem não envia nada, apenas conta o alcance e diz-lho; há um limite diário, uma só leva por dia, e à mesma pessoa não se repete em catorze dias. Como tudo o que sai da clínica por este canal, a mensagem nunca nomeia o tratamento de ninguém.

Em servidores na Europa (Frankfurt), e apenas dados de agenda: nome, contacto, consultas e preferências de trato. A ClaudIA não gere história clínica nem pede antecedentes médicos por conversa.

Quando quiser e sem nos pedir. No seu painel descarrega a carteira de pacientes e a agenda inteira —todas as consultas, passadas e futuras— num ficheiro que abre em qualquer folha de cálculo. Não há fidelização, não é preciso avisar com meses de antecedência e não é preciso estar com os pagamentos em dia para o descarregar.

Sim. Em Acessos cada pessoa tem a sua própria conta com o seu perfil: Cotitular (o seu sócio: o mesmo que o senhor, incluindo acessos e pagamento), Gerente (leva a clínica inteira menos os acessos, o contrato e o pagamento), Funcionário (a agenda de toda a equipa, conversas, pacientes, pacotes e cobrar na caixa, sem ver o dinheiro da clínica nem fazer devoluções) ou Convidado (só vê, não altera nada nem exporta: para o seu contabilista). Retira-se o acesso ou muda-se a palavra-passe no instante, sem nunca dar a sua.

Preparamos uma proposta à medida do tamanho da sua clínica e do número de espaços. Peça uma demonstração e levamo-la preparada, sem compromisso.

Assim que aparece uma destas três: perdem-se chamadas com a equipa em gabinete, há orçamentos aceites que há semanas não são marcados, ou os pacientes de revisão há um ano que ninguém lhes liga. Aí um só tratamento recuperado por mês já paga a mensalidade várias vezes.

Sim: a ClaudIA Dental atende clínicas em Espanha e na América Latina, e cada site de país publica os preços na sua moeda. O que hoje é só de Espanha é a linha telefónica com voz, porque depende de um número espanhol; o WhatsApp, o Instagram, a agenda, os lembretes, o recall, os orçamentos e a caixa funcionam igual desde o primeiro dia.

Três coisas que já tem: o número de WhatsApp da clínica (o de sempre), os seus tratamentos com a sua duração, e os horários de cada médico. Nada para instalar. Na demonstração deixamos tudo configurado consigo, e os seus pacientes são importados do programa atual em dez minutos.

Sim. Peça uma demonstração e verá a ClaudIA a atender com os seus tratamentos e os seus horários, sem compromisso. Na página inicial há ainda uma clínica de demonstração à qual pode escrever pelo WhatsApp como se fosse paciente: é a mesma ClaudIA com uma agenda de teste. E o primeiro mês é grátis.

A pessoas. O apoio está incluído na mensalidade e abre-se a partir do seu próprio painel, com o historial de cada pedido; se algo falhar fica registado e pode ver-se o que aconteceu e quando. Há ainda um assistente de configuração guiado e um centro de ajuda com guias curtos do que mais se pergunta.

Sim. Cada consulta é cobrada a partir da sua ficha, com um ou vários métodos e na moeda que o paciente usar —dólares e bolívares no mesmo comprovativo, cada pagamento com a sua taxa—; o comprovativo imprime-se, envia-se por WhatsApp ou por email com a identidade da clínica, e ao fechar o dia a contagem assinala a diferença, moeda a moeda. Em Espanha a caixa já funciona: entrega comprovativos de pagamento e o contabilista recebe o resumo por dia, por forma de pagamento e por taxa de IVA. A fatura simplificada conforme ao regulamento está em preparação, sem que a clínica tenha de enviar nada ao fisco.

Ativa-se por clínica a partir do seu painel. Ao ativá-la escolhe a moeda da sua caixa e ficam criados os seus métodos de pagamento (dinheiro, cartão, transferência…), que ajusta em Caixa → Definições: o nome, se pedem referência e quais estão ativos. Cada manhã abre a caixa com o dinheiro com que começa e, a partir daí, o fecho de caixa vai-se contando sozinho.

A partir da agenda, abra a marcação e toque em «Cobrar»: entra com o tratamento, o preço e o nome do paciente. Para uma venda avulsa entre em Caixa e escolha do catálogo ou escreva a linha. Marca quem atendeu, acrescenta gorjeta se houver e escolhe como lhe pagam: um ou vários métodos. O botão de cobrar só acende quando os pagamentos batem certo com o total, por isso não se cobra nem a mais nem a menos.

Ao cobrar escolhe: imprimi-lo em qualquer impressora que tenha, enviá-lo por WhatsApp para o número dele ou por e-mail, e pode usar vários ao mesmo tempo. Sai com o nome, a morada e o telefone da sua clínica, no estilo que escolher nas Definições. A partir da lista de talões do dia reimprime-o ou reenvia-o quando for preciso.

Sim às duas coisas. Para vender um pacote escolhe a ficha do paciente, toca em «Vender um pacote» e o pacote fica registado em nome dele com o seu talão; quando ele vier, a sessão cobra-se com o pacote e desce uma. Para devolver, a partir do talão indica o motivo e quanto (tudo ou uma parte): sai uma nota de crédito em negativo pelos mesmos métodos, nada se apaga e o fecho de caixa bate certo sozinho.

Sim. Em Produtos, junto à Caixa, cria o que vende na receção —escovas, irrigadores, elixires, pastas— com o preço, a marca e o código de barras. Na caixa junta-o ao mesmo talão do tratamento, procurando pelo nome ou com o leitor de códigos de barras, e o stock desce sozinho; volta se devolver o talão inteiro. As entradas de mercadoria e as contagens registam-se com um botão, cada mudança fica guardada e avisa-o do que está abaixo do mínimo.

Sim, sem mexer no valor. Com a caixa a emitir faturas, «Reemitir com outra descrição» emite de uma só vez uma fatura retificativa que anula a original e uma nova com o mesmo valor, a descrição que a seguradora pede e a data da consulta, que indica o que substitui: é essa que o paciente apresenta para o reembolso. O dinheiro não se move, e o fecho do dia e o livro do seu contabilista ficam iguais. A nova descrição indica com mais precisão o mesmo tratamento, e a fatura original fica registada com o motivo da alteração.

Crie em Caixa → Definições um método de pagamento do tipo «seguradora» com o nome dela. Ao cobrar a visita com esse método não sai um talão: sai um justificativo de visita, sem IVA, que diz que não é fatura, e vai inteiro para a seguradora; se o paciente pagar uma parte, cobra-se num talão à parte. Na caixa vê o que cada seguradora lhe deve e, quando lhe pagarem, marca-o com a referência do pagamento. Faturar à seguradora continua a ser seu; a ClaudIA leva-lhe a conta.

Conte o dinheiro real e escreva o que contou em cada método. Se bater certo, fecha; se faltar ou sobrar, fecha na mesma, diz-lhe por moeda e fica registado. Cada fecho fica selado e volta a vê-lo e imprimi-lo a partir de «Turnos anteriores», com a sua contagem: quanto entrou por cartão na terça-feira já não é preciso procurar.

Um livro do mês com uma linha por cobrança: data, número, paciente, o que se fez, quem atendeu, método de pagamento e taxa de IVA do tratamento (isento ou 21 %); e no fim o resumo por dia, por método, por profissional, por taxa de IVA e o que vai a cargo de seguradoras. Vê-o e descarrega-o em Caixa → «Para a sua contabilidade», e com um botão envia-o para o e-mail do seu contabilista quando quiser. É a folha de cálculo que preparava à mão, feita sozinha.